Facilitadores Internos, su Aporte al Aprendizaje Organizacional Perfil de los Facilitadores

 

Para poder cumplir con la identificación de los facilitadores debemos tener claro el perfil o sea las características y competencias que debe tener la persona que actuará como tal. Debemos, una vez más reiterar la definición de facilitador, ya que nos orientará para poder definir un perfil más adecuado. Decíamos que un facilitador es quien lidera el proceso de aprendizaje en el que estaban involucrados otros miembros de la misma organización.

En base a estos puntos debemos definir un perfil que puede variar en algunos puntos, según sea los objetivos de las acciones de los facilitadores y los diseños previstos de las actividades. En este trabajo pondremos algunas consideraciones que se han de tener y una serie de competencias mínimas, en el próximo articulo nos vamos a dedicar a la formación.

A - ¿Debemos Considerar el nivel jerárquico de los facilitadores?

Este es uno de los puntos que debemos analizar y decidir en cada caso en particular, debemos tener en cuenta:

1-      La cultura organizacional y el objetivo del trabajo a realizar. Una cultura rígida y jerárquica puede ver con malos ojos que una persona que tenga menor categoría de una capacitación a gente con más categoría, pero también uno de los objetivos sea romper con esa cultura y generar una nueva forma de relaciones en la organización.

2-      La temática por tratar, hay ciertos temas que ameritan sean compartidos por personal de cierto nivel jerárquico y otros de personas que tengan un mayor expertise práctico más allá del nivel jerárquico que ocupen.

3-      Los colaboradores a quienes se deben liderar en el proceso de aprendizaje. También aquí hay que considerar la cultura organizacional y las diferentes subculturas y el objetivo del trabajo.

4-      La disponibilidad de los facilitadores para la dedicación que ameritan las distintas actividades que impone la empresa. A veces se piensa en elegir a una especie de “elite” y después son absorbidos por sus tareas habituales y no tienen la disposición de tiempo para el trabajo de facilitadores y las líneas no nos lo prestan y solo tenemos “potenciales” facilitadores, pero no podemos realizar ninguna tarea.

 B- ¿Antigüedad en la Organización?

Debería evaluarse tomando como criterios de análisis, la temática, las herramientas a utilizar, los objetivos, etc. Puede ser que en algunos casos se necesite gente con experiencia en la organización o, todo lo contrario, pienso que esto se daría por ejemplo cuando se este buscando cambiar algunos aspectos culturales de la organización o simplemente influya lo generacional y los más jóvenes y menos experimentados, pero generacionalmente son más aptos para la temática a tratar, por ejemplo, todo lo tecnológico.

C- Conocimientos Técnicos

La temática puede requerir que los facilitadores tengan conocimientos técnicos previos que permitan mejor trabajo sobre el curso diseñado o incluso ayudar en el diseño del contenido del mismo.

D- Apertura al Aprendizaje

Hay una máxima que dice “quien se atreve a enseñar, debe estar dispuesto a aprender”. Un facilitador es una persona que guía y acompaña en temas que maneja o que tiene que realizar un aprendizaje previo, sin embargo, su proceso de aprendizaje es particularmente permanente y sin esa apertura se hará muy difícil pueda cumplir el objetivo. Cada curso, cada participante, cada tema son fuentes inagotables de aprendizaje.

E- Disposición y Capacidad para Trasmitir el Conocimiento

Hay personas que tienen un conocimiento brillante en las distintas tareas, pero carecen o de disposición o de capacidad para poner ese conocimiento al servicio de los demás miembros de la organización. En cuanto al no querer, habrá que trabajar y ver la principal causa de ese no querer, a veces los miedos a ser reemplazado e incluso perder el trabajo, experiencias traumáticas anteriores o simplemente estar convencidos de su imprescindibilidad, lo cual sabemos que no es cierto y habrá que hacerle entender que los cementerios están llenos de imprescindibles. Pero algunos quieren, pero simplemente no pueden por las causas más diversas, habrá que evaluarlas y ver si se pueden trabajar para brindarles la competencia adecuada para la trasmisión de los contenidos. Pero si aún con herramientas no puede y su conocimiento es muy valioso, habrá que encontrar espacios colaborativos para que pueda colaborar con el diseño de contenidos, de modo de no desaprovechar todo ese expertise, no olvidemos que la tarea de un facilitador no se agota en un curso.

F-Capacidad de establecer relaciones Interpersonales

La clave para liderar un proceso de aprendizaje está en saber establecer relaciones con las personas, que deben principalmente generar confianza mutua y un clima agradable que permita el proceso de aprendizaje.

G- Capacidad de Escucha y llevar adelante Comunicaciones asertivas

Las relaciones interpersonales tienen como principal factor del vínculo la comunicación y está debe darse en un clima de asertividad, que definiremos rápidamente como la capacidad de elegir los canales y códigos adecuados dentro del contexto en el que se dé la comunicación. Además, una buena comunicación es en dos sentidos y por tanto para poder ser asertivos en el comunicar, debemos también desarrollar la capacidad de escucha que nos permite ver y analizar el contexto en que se está desarrollando el aprendizaje, pero fundamentalmente saber modificar el discurso para llegar a todos de la mejor manera. Un buen facilitador no se repite de memoria una lección, sino que tiene la capacidad de adaptación de acuerdo con las necesidades del grupo de aprendizaje y de cada aprendiz. Además, una buena escucha es la que permite el aprendizaje del mismo facilitador. Miren, un curso que es un calco del otro es un curso destinado al fracaso.

H-Habilidades para la Oratoria

Sin duda la competencia de oratoria debe ser trabajada y puede ser parte de ese “no poder” que hemos mencionado. A veces es innata, pero no menos cierto es que se puede trabajar y mucho. (Ver el Discurso del Rey)

I-Ser prudente y contar con criterio propio

Dijimos antes que un curso no puede ser igual a otro, la prudencia nos debería ayudar al momento de dictarlos y de hacer los cambios que consideremos necesarios, siempre y cuando no alteremos ni los objetivos ni el contenido. Una buena escucha del grupo de aprendizaje nos llevará a saber tener criterio y con él tomar decisiones. Por ejemplo, “la agenda no está escrita en mármol”, decía un gran jefe mío y entonces uno tiene que ir viendo el desarrollo del curso. ¿Corto o no la discusión? ¿Veo este tema en detalle o lo veo por encima y dejo más tiempo a un intercambio? Tal actividad en los que lo diseñaron estaba genial y viene funcionando bien, pero si lo hago con este grupo siento que va a generar un efecto negativo ¿Puedo cambiarla? Muchas de estas preguntas y muchas más surgen en el desarrollo de las actividades, el facilitador o el grupo de facilitadores no tiene a quienes diseñaron en forma permanente y debe decidir, lo debe hacer de manera criteriosa y no caprichosa. A lo largo de mis más de veinte años como facilitador he cambiado infinidad de veces la agenda o las actividades, pero siempre salvaguardando los objetivos de la capacitación. Por eso al momento de elegir un facilitador debe tenerse en cuenta que tenga criterio propio. En la etapa de formación hay que trabajar este tema y además tenerlo muy en cuenta cuando armamos duplas, por lo menos uno debe tener esta competencia.

J- Eficiente Administración del Tiempo

Es muy importante administrar los tiempos de las actividades, tanto presenciales como virtuales, pero también administrar el tiempo de la organización de las tareas. Empezar y terminar en horario es un signo de respeto hacia el participante. En este sentido hay que hacer mención que un signo de mala administración del tiempo es el culminar una actividad muchísimo antes de lo programado. Los buenos diseños pueden variar en 20 o 30 minutos (atribuible a que cada grupo es distinto) nunca en más de una hora, si eso pasa algo no se hizo o se hizo mal o se anuló la participación de la gente. He sido testigos de cursos que debían terminar a las 18 hs. y terminaban siempre a las 15:30 hs., esto pasaba con algún equipo de facilitadores y con otros llegaban siempre con lo justo, a las 18 hs. La diferencia es que no administraban el tiempo y que no tenían la principal competencia que es el compromiso, que tiene que ver con entender y comprender la misión y aceptarla libremente.

Dejaremos pues, para un nuevo artículo los aspectos de la formación de los facilitadores.

¡Los espero!

Lic. Marcelo Eduardo Grecco

 

Facilitadores Internos, su Aporte al Aprendizaje Organizacional: La Red de Facilitadores

  

Culminamos el artículo anterior definiendo al facilitador, decíamos que era quien lideraba el proceso de aprendizaje en el que estaban involucrados otros miembros de la misma organización. Una red es cuando para uno o varios temas formamos un grupo de facilitadores de la organización de manera estratégica considerando, la estructura organizacional, el valor agregado para los procesos de aprendizaje y la ubicación geográfica (sobre todo en las organizaciones con gran dispersión).

La llamamos red porque actuando de manera organizada y coordinada, no solo ayuda al aprendizaje individual, sino interviene en el aprendizaje organizacional. No aprenden “algunos”, sino que puestos en actos los aprendizajes, la que aprende es la organización toda.

Esta red de facilitadores, como toda obra humana tiene ventajas y desventajas, es facilitadora o inhibidora de los aprendizajes, ya sea por los contenidos o por las personalidades de facilitadores y aprendices. En el próximo nos ocuparemos del perfil del facilitador.

Ya vimos las potenciales ideas por las podríamos tomar la decisión de utilizar facilitadores internos y conformar una red, nos gustaría ahora hacer una lectura, desde nuestro limitado punto de vista, sobre las ventajas y las posibles desventajas al usar una red de facilitadores internos. Este análisis siempre debe hacerse en el contexto particular en el que se va a encarar cada necesidad o plan.

Empecemos por lo positivo, recordando que nunca nuestros listados son exhaustivos y pueden ampliarse o acotarse según sea el caso. Vayamos pues a los puntos que nosotros vemos como ventajas de una Red:

1-      Mayor Capilaridad: Una red de facilitadores nos permite llegar más rápido y a más cantidad de colaboradores

2-      Interacción con la Cultura Organizacional: Al ser parte de la organización tienen una mejor comprensión y “empatía” de la realidad de la empresa y pueden ayudar a “bajar a tierra” los contenidos y a enfrentar o derribar las objeciones, mitos, miedos, resistencias que no permitan el aprendizaje. Para esto deben estar comprometidos y “convencidos” del mensaje que están dando

3-      Referentes permanentes: Cuando viene un facilitador de afuera, ante una dificultad o duda luego de la capacitación no se sabe a quién recurrir. Seguramente han quedado algunos “referentes primarios” en la organización, casi siempre demasiado lejos y con una recarga de tareas que no pueden evacuar las dudas debidamente con las sabidas consecuencias en los procesos. Una red de facilitadores, estratégicamente organizada, diseñada y formada, permite que los facilitadores se conviertan en referentes más allá de la capacitación y pueda dar respuesta o sepa donde buscarla, actuando como filtro para los “referentes primarios”.

4-      Reducción de Inversión: Fundamentalmente en honorarios profesionales, porque, aunque se defina o no un plus, nunca equiparará la inversión de un proveedor externo. También dado la cercanía que se intenta tener con la Red, se reducen costos de viáticos y alojamiento y las horas de dedicación a esta tarea.

5-      La Cercanía con la actividad diaria: En una red bien diseñada, los facilitadores deberían estar cercanos a esa actividad cotidiana y les permita una visión tangible y no “contada” de lo que sucede, estén actualizados en las últimas instrucciones. Esto es un valor agregado a la hora de asociar los conceptos a la actividad diaria de los participantes.

Mas que desventajas las llamaría para ser más exacto, inhibidores de aprendizaje, o sea que la participación de facilitadores internos lejos de ayudar al proceso interfiere en el mismo.

1-      Que los facilitadores elegidos no están convencidos y tengan resistencia al cambio.

2-      La influencia negativa de los vicios organizacionales en parte del equipo de facilitadores.

3-      Que no respete los perfiles adecuados. La injerencia gremial, la resistencia de la línea nos puede pasar que elijan a quienes, en apariencia tengan el expertise, pero no cumplan con el perfil mínimo e indispensable. Puede, además, que nos manden, perdonen que lo diga crudamente, a quien les sobra y no cumplan ninguno de los requisitos. Elijan a quien pueden ceder sin afectar la operación (hay veces que hay que “correr” a una persona de su puesto y lo quieren poner como facilitador). La verdad que, salvo casos muy puntuales, son personas que generan rechazos y elevan las barreras del aprendizaje. No olvidemos nunca que un facilitador no solo enseña en el aula o en la plataforma e-learning, su mayor influencia es con el ejemplo y si no podemos garantizarlo estamos en problemas.

4-      Cuando la cultura organizacional tiene una alta influencia los niveles jerárquicos, muchas veces una red de facilitadores internos no es viable sobre todo cuando hay que trabajar con los niveles más altos. Estos no aceptarían que los lideren personas de rangos más bajos. Se puede realizar un trabajo previo, analizando siempre el Know How y quizás el trabajo previo nos permita en ciertos casos, esta opción. Digamos, en este sentido, que el contexto y los aprendizajes a trabajar, pueden atenuar o agrandar este inhibidor, por ejemplo, los mal llamados habilidades blandas para niveles gerenciales o de dirección es muy difícil que sean aceptados colaboradores directos, por más pergaminos que tenga para llevarlos adelante, sin embargo, un sistema interno es probable que sea mejor aceptado.

Cerremos este articulo hablando de algunas definiciones concretas que se deben tomar al momento de decidir armar una Red, estas definiciones implican el consenso con todas las áreas de la Compañía.

1-      Acuerdos con Recursos Humanos:

a.       ¿Se establecerá un adicional para la realización de esta tarea? En caso positivo cual será la forma en que se implemente.

b.      ¿Cómo se abonarán los viáticos? ¿Quién se hará cargo de los alojamientos y traslados, cuando estos sean parte del programa de capacitación?

c.       ¿Cómo será la dedicación de estas personas?  

                                                               i.      Part Time: Esto es que esta tarea la realizan en paralelo con sus tareas habituales

                                                             ii.      Full Time: Esto es con dedicación exclusiva y esto puede ser:

1.       Exclusiva permanente: Pasa a formar parte de una estructura de facilitadores. En lo personal lo desaconsejo por dos motivos, el menos importante, según mi forma de ver las cosas, el alto costo de la inversión y el segundo, sumamente importante, es que pierden el contacto con la realidad y se reduce el valor agregado pierde valor esperado.

2.       Por un tiempo determinado: Por ejemplo, para proyectos puntuales donde se necesita la formación rápida de una masa critica de colaboradores. El tiempo no debe ser demasiado largo, lo ideal de 3 a 6 meses. Lo ideal es que no pierdan el contacto con la realidad, por lo cual se aconsejan que tengan contactos permanentes con la diaria de los procesos.

2-      De acuerdo con las definiciones con Recursos Humanos, se tienen que consensuar con las líneas a las que pertenecen los facilitadores, y se deben definir con ellas las condiciones en que dispondremos de los facilitadores, por ejemplo, tiempo de rotación (una vez por semana, una vez al mes, etc.) o los tiempos que deben darle en la oficina para que hagan la tutoría o incluso los encuentros sincrónicos.

3-      Teniendo en cuenta los perfiles (que trataremos en el próximo articulo) necesario, se deben identificar los facilitadores y aquí deben intervenir todas las áreas (Aprendizaje o Capacitación, Administración de Recursos Humanos o Personal, La línea a la que pertenece el candidato), todas ellas deben dar los pros y contras para determinar la nómina.

4-      ¿Cuál será el esquema y contenido formativo de los facilitadores? Debe ser definido y estipulado. ¿Será virtual, presencial? ¿Dónde? ¿Quién o quienes estarán a cargo de esta formación? ¿Cuáles serán los ejes temáticos? ¿Duración deseada?

5-      Si se establece una red con todo lo que ella implica debe definirse una formula de acompañamiento, seguimiento, sostenimiento y crecimiento de esta, como también responsables de coordinación ya sea generales o por temática.

Creo que es bastante largo el articulo y que ha sido lo suficientemente abierto para poner sobre la mesa todos los detalles que se deben tener en cuenta al momento de pensar en una red de facilitadores, igual espero tus comentarios y experiencias.

Lic. Marcelo Eduardo Grecco