Culminamos el artículo anterior
definiendo al facilitador, decíamos que era quien lideraba el proceso de
aprendizaje en el que estaban involucrados otros miembros de la misma
organización. Una red es cuando para uno o varios temas formamos un
grupo de facilitadores de la organización de manera estratégica considerando,
la estructura organizacional, el valor agregado para los procesos de
aprendizaje y la ubicación geográfica (sobre todo en las organizaciones con
gran dispersión).
La llamamos red porque actuando
de manera organizada y coordinada,
no solo ayuda al aprendizaje individual, sino interviene en el aprendizaje
organizacional. No aprenden “algunos”, sino que puestos en actos los
aprendizajes, la que aprende es la organización toda.
Esta red de facilitadores,
como toda obra humana tiene ventajas y desventajas, es facilitadora o
inhibidora de los aprendizajes, ya sea por los contenidos o por las
personalidades de facilitadores y aprendices. En el próximo nos ocuparemos del
perfil del facilitador.
Ya vimos las potenciales ideas
por las podríamos tomar la decisión de utilizar facilitadores internos y
conformar una red, nos gustaría ahora hacer una lectura, desde nuestro limitado
punto de vista, sobre las ventajas y las posibles desventajas al usar una red
de facilitadores internos. Este análisis siempre debe hacerse en el contexto particular
en el que se va a encarar cada necesidad o plan.
Empecemos por lo positivo,
recordando que nunca nuestros listados son exhaustivos y pueden ampliarse o
acotarse según sea el caso. Vayamos pues a los puntos que nosotros vemos como ventajas
de una Red:
1- Mayor
Capilaridad: Una red de facilitadores nos permite llegar más rápido y a más
cantidad de colaboradores
2- Interacción
con la Cultura Organizacional: Al ser parte de la organización tienen una
mejor comprensión y “empatía” de la realidad de la empresa y pueden ayudar a “bajar
a tierra” los contenidos y a enfrentar o derribar las objeciones, mitos,
miedos, resistencias que no permitan el aprendizaje. Para esto deben estar
comprometidos y “convencidos” del mensaje que están dando
3- Referentes
permanentes: Cuando viene un facilitador de afuera, ante una dificultad o
duda luego de la capacitación no se sabe a quién recurrir. Seguramente han
quedado algunos “referentes primarios” en la organización, casi siempre
demasiado lejos y con una recarga de tareas que no pueden evacuar las dudas debidamente
con las sabidas consecuencias en los procesos. Una red de facilitadores,
estratégicamente organizada, diseñada y formada, permite que los facilitadores
se conviertan en referentes más allá de la capacitación y pueda dar respuesta o
sepa donde buscarla, actuando como filtro para los “referentes primarios”.
4- Reducción
de Inversión: Fundamentalmente en honorarios profesionales, porque, aunque
se defina o no un plus, nunca equiparará la inversión de un proveedor externo.
También dado la cercanía que se intenta tener con la Red, se reducen costos de
viáticos y alojamiento y las horas de dedicación a esta tarea.
5- La
Cercanía con la actividad diaria: En una red bien diseñada, los
facilitadores deberían estar cercanos a esa actividad cotidiana y les permita
una visión tangible y no “contada” de lo que sucede, estén actualizados en las
últimas instrucciones. Esto es un valor agregado a la hora de asociar los
conceptos a la actividad diaria de los participantes.
Mas que
desventajas las llamaría para ser más exacto, inhibidores de aprendizaje, o sea
que la participación de facilitadores internos lejos de ayudar al proceso interfiere
en el mismo.
1- Que
los facilitadores elegidos no están convencidos y tengan resistencia al cambio.
2- La
influencia negativa de los vicios organizacionales en parte del equipo de
facilitadores.
3- Que
no respete los perfiles adecuados. La injerencia gremial, la resistencia de la
línea nos puede pasar que elijan a quienes, en apariencia tengan el expertise,
pero no cumplan con el perfil mínimo e indispensable. Puede, además, que nos
manden, perdonen que lo diga crudamente, a quien les sobra y no cumplan ninguno
de los requisitos. Elijan a quien pueden ceder sin afectar la operación (hay
veces que hay que “correr” a una persona de su puesto y lo quieren poner como
facilitador). La verdad que, salvo casos muy puntuales, son personas que
generan rechazos y elevan las barreras del aprendizaje. No olvidemos nunca que
un facilitador no solo enseña en el aula o en la plataforma e-learning, su
mayor influencia es con el ejemplo y si no podemos garantizarlo estamos en
problemas.
4- Cuando
la cultura organizacional tiene una alta influencia los niveles jerárquicos,
muchas veces una red de facilitadores internos no es viable sobre todo cuando
hay que trabajar con los niveles más altos. Estos no aceptarían que los lideren
personas de rangos más bajos. Se puede realizar un trabajo previo, analizando
siempre el Know How y quizás el trabajo previo nos permita en ciertos casos,
esta opción. Digamos, en este sentido, que el contexto y los aprendizajes a
trabajar, pueden atenuar o agrandar este inhibidor, por ejemplo, los mal llamados
habilidades blandas para niveles gerenciales o de dirección es muy difícil que
sean aceptados colaboradores directos, por más pergaminos que tenga para
llevarlos adelante, sin embargo, un sistema interno es probable que sea mejor
aceptado.
Cerremos este articulo hablando
de algunas definiciones concretas que se deben tomar al momento de decidir
armar una Red, estas definiciones implican el consenso con todas las áreas de
la Compañía.
1- Acuerdos
con Recursos Humanos:
a.
¿Se establecerá un adicional para la realización
de esta tarea? En caso positivo cual será la forma en que se implemente.
b.
¿Cómo se abonarán los viáticos? ¿Quién se hará
cargo de los alojamientos y traslados, cuando estos sean parte del programa de
capacitación?
c.
¿Cómo será la dedicación de estas personas?
i.
Part Time: Esto es que esta tarea la realizan en
paralelo con sus tareas habituales
ii.
Full Time: Esto es con dedicación exclusiva y
esto puede ser:
1.
Exclusiva permanente: Pasa a formar parte de una
estructura de facilitadores. En lo personal lo desaconsejo por dos motivos, el
menos importante, según mi forma de ver las cosas, el alto costo de la
inversión y el segundo, sumamente importante, es que pierden el contacto con la
realidad y se reduce el valor agregado pierde valor esperado.
2.
Por un tiempo determinado: Por ejemplo, para
proyectos puntuales donde se necesita la formación rápida de una masa critica
de colaboradores. El tiempo no debe ser demasiado largo, lo ideal de 3 a 6
meses. Lo ideal es que no pierdan el contacto con la realidad, por lo cual se
aconsejan que tengan contactos permanentes con la diaria de los procesos.
2- De
acuerdo con las definiciones con Recursos Humanos, se tienen que consensuar con
las líneas a las que pertenecen los facilitadores, y se deben definir con ellas
las condiciones en que dispondremos de los facilitadores, por ejemplo, tiempo
de rotación (una vez por semana, una vez al mes, etc.) o los tiempos que deben
darle en la oficina para que hagan la tutoría o incluso los encuentros
sincrónicos.
3- Teniendo
en cuenta los perfiles (que trataremos en el próximo articulo) necesario, se
deben identificar los facilitadores y aquí deben intervenir todas las áreas
(Aprendizaje o Capacitación, Administración de Recursos Humanos o Personal, La
línea a la que pertenece el candidato), todas ellas deben dar los pros y
contras para determinar la nómina.
4- ¿Cuál
será el esquema y contenido formativo de los facilitadores? Debe ser definido y
estipulado. ¿Será virtual, presencial? ¿Dónde? ¿Quién o quienes estarán a cargo
de esta formación? ¿Cuáles serán los ejes temáticos? ¿Duración deseada?
5- Si
se establece una red con todo lo que ella implica debe definirse una formula de
acompañamiento, seguimiento, sostenimiento y crecimiento de esta, como también
responsables de coordinación ya sea generales o por temática.
Creo que es bastante largo el
articulo y que ha sido lo suficientemente abierto para poner sobre la mesa
todos los detalles que se deben tener en cuenta al momento de pensar en una red
de facilitadores, igual espero tus comentarios y experiencias.
Lic. Marcelo Eduardo
Grecco
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