El mes pasado el Licenciado Cristian Uriel me pidió que diera una charla para sus alumnos de la Universidad de Quilmes, hablamos sobre los facilitadores (o formadores) y el aporte en el aprendizaje organizacional. En estos artículos que iremos publicando parte de lo conversado con nuestros futuros colegas. No es un artículo académico, sino reflexiones de más de veinte años de colaborar con el aprendizaje de mi organización, participando desde hace más de dieciséis años de estar en el área de capacitación, formándonos de manera permanente y formando a un nutrido grupo de facilitadores internos. Que sea de provecho. La primera entrega irá sobre las necesidades de aprendizaje.
Las
Necesidades de Capacitación
En estos artículos vamos a ver
como los Formadores (facilitadores) internos hacen un valioso aporte al
aprendizaje organizacional. Iremos viendo desde las necesidades de aprendizaje
hasta la formación de una red, delineando a grandes trazos el perfil que deben
tener los candidatos a ser facilitadores y un esquema mínimo de formación que, deberían integrar un plan de formación para ellos.
En el desarrollo de su actividad,
las organizaciones, tienen permanentes necesidades de aprendizaje debido
a su funcionamiento es dinámico. Integradas por personas que se desarrollan
en la organización o fuera de ella y las empresas son afectadas por una
sociedad en evolución permanente, en actualización de tecnología y con cambios
permanentes en los negocios, que la obligan a renovarse y actualizarse en sus
procesos e incluso en sus planes de negocios, hoy se ha acuñado un término para
esta renovación permanente y es la “reconversión”.
Las personas tienen capacidad
de conocer y voluntad para decidir, esta capacidad de adquirir
conocimientos, desarrollar habilidades y modificar conductas, es capitalizada
por la organización para mejorar sus procesos y las relaciones dentro y
fuera de la organización. Estas capacidades de las personas permiten el aprendizaje
individual, pero a la vez cuando esos aprendizajes son interconectados
de manera inteligente toda la organización realiza el aprendizaje que la
llevan a hacer las mismas cosas, pero de manera distinta o algo totalmente
nuevo que nunca había realizado de manera efectiva y eficiente.
Múltiples causas generan las
necesidades de la organización de obtener o modificar conocimientos,
habilidades y actitudes en sus colaboradores, intentaremos esbozar algunas de
ellas aquí:
1- Rotación
de personal: Las personas se desarrollan dentro de la organización
y dejan su puesto para ir a otro tanto en horizontal como en vertical generando
que los que van a cubrir esos puestos vacantes y las personas promocionadas
deban realizar nuevos aprendizajes a la nueva tarea. La segunda rotación tiene
que ver a partir de la partida de algunos de la organización, ya sea porque
algunos buscan nuevos horizontes en otras organizaciones, algo cada vez
más frecuente en vistas a una visión distinta de las nuevas generaciones en su
relación con el trabajo; otras causales de rotación se da por que las personas
alcanzan la edad jubilatoria o se enferman y algunas
lamentablemente fallecen; también
se dan situaciones donde se debe tomar decisiones extremas y se genera la
salida de personal por medio del recurso extraordinario del despido ya
sea “con causa” atribuible a ellos o sin ella por diferentes razones que no
podemos aquí extendernos. Todas estas razones generan, casi siempre[1],
la necesidad de capacitar a colaboradores en las tareas que estas personas
estaban realizando.
2- Expansión
del Negocio: Separemos en dos lo relativo a este a punto:
a.
Aperturas de Nuevos Negocios: Hablamos
aquí, cuando la organización tiene un negocio principal y busca nuevas
oportunidades de negocio, sin abandonar el negocio principal. Pongamos un
ejemplo sencillo del ámbito comercial: Tengo un quiosco en un local grande y agrego
una mercería. Se incorporan nuevas tareas, para lo cual se generan nuevos
aprendizajes.
b.
Expansión Territorial: Sin cambiar
el objeto del negocio, se amplía el alcance de este. Por ejemplo, abriendo
nuevas sucursales, lo que trae aparejado que incorporación y formación de personal
en el negocio. Nuevas personas realizan lo conocido.
3- Avances
Tecnológicos: La tecnología está en constante evolución y expansión y las
organizaciones deben incorporar tecnología para mejorar sus procesos y
satisfacer mejor a los clientes. Esto genera procesos de aprendizaje permanente
en las organizaciones. Hacemos las mismas tareas con nuevas herramientas o se incorporan
nuevas tareas por la modificación de la tecnología (incluimos acá también
los cambios de software). Estos cambios generan nuevos aprendizajes.
4- Nuevo
Objetivo de Negocio: Se cambia totalmente el objeto del negocio. Hay que
hacer nuevas tareas y dejar de hacer las que veníamos haciendo, nuevos
aprendizajes. Volvamos al ejemplo del comercio, aquí se da el llamado “cambio
de rubro” pero no de dueños. Cerramos el quiosco y abrimos la mercadería.
5- Cambios
Culturales: En este permanente cambio, en el cual vivimos, se generan
nuevas miradas sobre la sociedad y las organizaciones en medio de ella.
Pongamos, por ejemplo, la sustentabilidad ecológica y el cuidado de los
recursos no renovables, que están en la palestra en el último tiempo. Aquí se
deben trabajar la incorporación de conocimientos, pero se deben generar
modificaciones en las conductas. Ciertamente debemos mencionar que en estos
casos no solo debemos trabajar los aprendizajes desde la “capacitación”, sino
que deberemos incorporar campañas comunicacionales y por supuesto que no pueden
faltar políticas organizacionales que deben ser más que la expresión de
voluntades.
6- Cambios
Legislativos: Cada vez más seguido los legisladores suman a los artículos
de las leyes que aprueban la obligatoriedad de la capacitación. En algunos
casos está bien y en otros es bastante ridículo, sobre todo la periodicidad
“obligatoria” poniendo en jaque a las organizaciones muy grandes, sobre todo en
los temas donde no hay actualizaciones periódicas y tampoco grandes rotaciones.
Tomamos lo dicho en el punto anterior sobre políticas y campañas
comunicacionales. Diré algo que excede lo meramente profesional y que puede
hasta ser políticamente incorrecto, pero en conciencia no puedo dejar de
hacerlo, hay leyes donde la obligatoriedad está más cerca del adoctrinamiento ideológico
forzado y excede el ámbito laboral, ya que se interviene de manera “dictatorial”
sobre los contenidos.
7- Desarrollo
de personas: Distinguimos aquí lo mencionado en el punto sobre “rotación de
personal”, porque aquí nos referimos a los planes para el desarrollo de los
colaboradores, teniendo en cuenta los planes de carreras o la identificación de
cuadros de reemplazos, por los cuales se trabaja en aprendizajes que deberán
ser puestos en acción en un futuro cercano. Para ser claro pongamos un ejemplo,
entendemos que Carlos tiene el perfil y algunas competencias para alcanzar
oportunamente un puesto de jefatura, que considerando algunas jubilaciones que
podemos llegar a tener en un tiempo cercano debemos prepararlo durante los
próximos dos años, trabajando algunas de las competencias que le están
faltando.
8- Diferencias
entre los Objetivos y los Resultados: Ciertamente la mayor fuente de necesidades
de aprendizaje es el análisis profundo de los resultados negativos tanto en los
desempeños individuales como organizacionales. Un análisis que debe identificar
causas, para trabajar en ellas. Hemos de decir que estos resultados negativos
deben ser multicausales, entre ellas puede o no, estar la necesidad de
aprendizajes.
Es bueno
recordar que “la capacitación” no es un ibuprofeno que todo lo remedia,
por eso hay que desconfiar cuando ante un problema, la respuesta rápida es: “¡Hagamos
una capacitación!”.
Lo cierto que
hay que hacer un buen análisis de la situación teniendo en cuenta las tres
preguntas clásicas: ¿No Sabe? ¿No quiere? ¿No puede? Las respuestas a estas
preguntas deben ser analizadas y se debe repreguntar: ¿Qué es lo que no sabe?
¿Cuál es la razón por la que no quiere? ¿Por qué no puede? Obtendremos aquí una
serie de respuestas que nos permitirán en un análisis profundo entender las
causas y si una de las acciones es la capacitación que acompañen un proceso de
aprendizaje que pueda influir en la mejora de los resultados.
Debemos aclarar que,
si los malos resultados se dan por múltiples causas, no menos cierto es que las
mejoras se deben atribuir a múltiples causas y que incluso si estas no se logran
habrá que analizar nuevamente las causales. Por ejemplo, podemos realizar una
exitosa capacitación, la inversión necesaria pero el contexto del mercado no
nos ha permitido recuperar verdaderamente las ventas en los niveles esperados.
A partir del análisis profundo de las necesidades se van a
definir los aprendizajes sobre los que se debe intervenir para el logro del
objetivo deseado.
Digamos, por último, que aprender en la organización es hacer
las mismas cosas de manera diferente o adquirir nuevos conocimientos,
desarrollar nuevas habilidades o incorporar conductas necesarias para alcanzar
los objetivos buscados.
Toda organización que aprende es una organización que
crece.
¿Pero cómo alcanzamos ese aprendizaje?
Lo seguimos en la próxima
Lic. Marcelo Eduardo
Grecco
[1] Decimos “casi siempre” por varias razones, en el contexto actual pueden haber varios supuestos que hagan que el puesto no sea cubierto por otra persona que deba ser capacitada.
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